Vos données, vos droits : politique de confidentialité

1. Quel est l’objectif de cette Politique de confidentialité ?

FLUGIA accorde une grande importance à la protection et à la confidentialité de vos données personnelles. La présente Politique de confidentialité reflète notre engagement à respecter les réglementations applicables en matière de protection des données.

Lorsque le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est applicable, FLUGIA veille à respecter les obligations qui en découlent.

Cette Politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous traitons vos données personnelles et les raisons pour lesquelles nous le faisons dans le cadre des services que nous fournissons — à savoir une plateforme de coéquipiers IA spécialisés (Marketing, Ventes, Support, RH, Juridique, etc.) qui se connectent à vos outils professionnels existants afin d’automatiser des tâches et d’améliorer la productivité de vos équipes.

2. À qui s’applique cette Politique de confidentialité ?

La présente Politique de confidentialité s’applique à vous, quel que soit votre pays de résidence, à condition que vous soyez âgé d’au moins 16 ans et que vous utilisiez la plateforme FLUGIA (flugia.com).

Si vous n’avez pas atteint l’âge légal minimum, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou de votre représentant légal, lequel doit nous être envoyé par e-mail à l’adresse : privacy@flugia.com.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans que vous y ayez consenti, veuillez nous contacter à l’adresse indiquée ci-dessus.

3. Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quelle base juridique ?

Nous traitons principalement vos données personnelles aux fins suivantes :

Fournir et exploiter la plateforme FLUGIA, y compris l’accès aux coéquipiers IA (David, Emily, Edouard et d’autres) qui automatisent des tâches dans les différents départements de votre entreprise.
Gérer votre compte utilisateur (création, accès, suppression).
Connecter vos outils professionnels existants (CRM, e-mail, calendrier, plateformes de support, etc.) aux agents IA de FLUGIA.
Vérifier l’exactitude des informations fournies lors de votre inscription.
Communiquer avec vous via nos canaux de support, notre chat ou notre formulaire de contact.
Traiter les paiements en ligne.
Vous envoyer les e-mails techniques indispensables au bon fonctionnement du service (par exemple : réinitialisation du mot de passe, notifications relatives au compte).
Vous permettre de télécharger et d’importer des documents sur notre plateforme.
Utiliser des fonctionnalités d’IA générative qui vous assistent dans les tâches liées au marketing, aux ventes, au support client, aux ressources humaines, au juridique et à d’autres activités professionnelles.
Assurer au quotidien la sécurité et la qualité de nos services (statistiques, sécurité des données, etc.).

Lorsque le RGPD est applicable, les traitements sont fondés, selon le cas, sur l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales, votre consentement lorsque celui-ci est requis, ou notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement et la sécurité du service.

Vos données sont collectées directement auprès de vous en tant qu’utilisateur de la plateforme FLUGIA. Nous nous engageons à traiter vos données uniquement aux fins décrites ci-dessus.

4. Quelles données personnelles traitons-nous et pendant combien de temps ?

Vous trouverez ci-dessous un résumé des catégories de données personnelles et de leurs durées de conservation respectives :

Données d’identification personnelle (par exemple : prénom, nom) et coordonnées (par exemple : adresse e-mail) des utilisateurs individuels — conservées pendant toute la durée de fourniture du service, augmentée des délais légaux de prescription applicables.
Données d’identification professionnelle (par exemple : nom, fonction, entreprise) et coordonnées professionnelles des utilisateurs professionnels — conservées pendant toute la durée de fourniture du service, augmentée des délais légaux de prescription applicables.
Données financières et économiques (par exemple : coordonnées bancaires, codes de vérification) des utilisateurs individuels — conservées pendant la durée nécessaire au traitement des transactions et à la gestion de la facturation, augmentée des délais légaux applicables.
Données financières et économiques des professionnels lorsque le nom de l’entreprise correspond au nom de la personne (par exemple : entrepreneurs individuels, micro-entreprises) — conservées pendant la durée nécessaire au traitement et aux obligations légales applicables.
Adresse e-mail utilisée pour les communications techniques — conservée jusqu’à la suppression du compte.
Contenu saisi par l’utilisateur (textes, prompts, demandes, documents, configurations de tâches) lors de l’utilisation des coéquipiers IA — conservé pendant toute la durée du service.
Données de connexion (par exemple : journaux de connexion, adresse IP) — conservées pendant une durée d’un an.
Données relatives à la situation commerciale et financière — conservées jusqu’à la suppression du compte, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et à l’exercice ou la défense de nos droits.

À l’expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne serons plus en mesure de vous les fournir. Nous pouvons uniquement conserver des données anonymisées à des fins statistiques.

Veuillez noter qu’en cas de litige, nous sommes tenus de conserver toutes les données vous concernant pendant toute la durée de la procédure, même après l’expiration des durées de conservation décrites ci-dessus.

5. Quels sont vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles ?

Lorsque le RGPD est applicable, la législation vous accorde des droits spécifiques que vous pouvez exercer à tout moment et gratuitement afin de contrôler la manière dont nous utilisons vos données :

Droit d’accès et de copie de vos données personnelles, sous réserve que cela ne porte pas atteinte au secret des affaires ou au secret des correspondances.
Droit de rectification des données personnelles inexactes, obsolètes ou incomplètes.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») des données personnelles qui ne sont pas indispensables au bon fonctionnement de nos services.
Droit à la limitation du traitement, vous permettant de suspendre l’utilisation de vos données dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
Droit à la portabilité des données, vous permettant de récupérer certaines de vos données personnelles afin de les conserver ou de les transférer d’un système d’information à un autre.
Droit d’opposition dans les conditions prévues par le RGPD.

Pour exercer vos droits, vous devez envoyer votre demande directement à : privacy@flugia.com.

Les demandes doivent provenir personnellement de vous. Nous pouvons donc vous demander de fournir un justificatif d’identité si nous avons un doute concernant l’identité du demandeur.

Lorsque le RGPD est applicable, nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais et, en principe, dans le délai prévu par la réglementation applicable. Lorsque la demande est complexe ou lorsque nous recevons un nombre important de demandes, le délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD.

Veuillez noter que nous pouvons refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée, notamment en raison de son caractère répétitif, dans les limites prévues par la législation applicable.

6. Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et nos prestataires techniques uniquement dans le but d’assurer le fonctionnement de notre service.

Nous sélectionnons soigneusement tous nos prestataires techniques avant de faire appel à leurs services afin de nous assurer qu’ils respectent les réglementations applicables en matière de protection des données.

FLUGIA GARANTIT QUE NOUS NE TRANSFÉRONS NI NE VENDONS JAMAIS VOS DONNÉES À DES TIERS OU À DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

7. Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de votre juridiction ?

FLUGIA traite les données des utilisateurs conformément aux normes internationales en matière de protection des données. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que notre infrastructure technique et nos fournisseurs d’outils mettent en place des garanties appropriées afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Lorsque des données personnelles sont transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ou de votre juridiction applicable, nous veillons à ce que ces transferts soient encadrés par des mécanismes juridiques appropriés, tels que des clauses contractuelles types ou des décisions d’adéquation lorsque celles-ci sont applicables.

8. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes afin d’assurer au quotidien la sécurité de vos données personnelles et de prévenir tout risque de destruction, perte, altération ou divulgation :

Mesures de sécurité techniques

Séparation des bases de données de mots de passe et des identifiants utilisateurs
Utilisation obligatoire de mots de passe complexes lors de la connexion
Protocole HTTPS pour toutes les transmissions de données
Traçabilité des accès et journalisation des audits
Accès VPN pour les membres de l’équipe FLUGIA
Stockage chiffré des identifiants sensibles
Audits de sécurité et tests d’intrusion réguliers

Mesures de sécurité organisationnelles

Politiques de contrôle des accès et autorisations basées sur les rôles
Charte des systèmes d’information applicable à tous les membres de l’équipe
Procédure de gestion des violations de données
Procédure de gestion des droits individuels
Code de conduite et règles d’utilisation acceptable
Formation des équipes à la sensibilisation à la sécurité, organisée deux fois par an

9. Comment vos données sont-elles utilisées par les coéquipiers IA de FLUGIA ?

FLUGIA respecte la confidentialité de vos données accessibles via nos agents IA et les intégrations de la plateforme. Nous tenons à vous assurer que toutes les données utilisateur traitées par les coéquipiers IA de FLUGIA sont utilisées exclusivement pour fournir et améliorer les fonctionnalités spécifiques de la plateforme FLUGIA qui vous sont destinées.

PLUS PRÉCISÉMENT, NOUS N’UTILISONS AUCUNE DONNÉE UTILISATEUR TRAITÉE VIA NOTRE PLATEFORME POUR DÉVELOPPER, AMÉLIORER OU ENTRAÎNER DES MODÈLES GÉNÉRALISÉS D’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE (IA) OU D’APPRENTISSAGE AUTOMATIQUE (ML). Notre objectif est de fournir une expérience utile et sécurisée dans le cadre de FLUGIA, sans exploiter vos données à des fins plus larges de développement de modèles IA/ML.

Lorsque les agents IA de FLUGIA se connectent à vos outils tiers (par exemple : CRM, e-mail, calendrier, plateformes de support), l’accès à ces intégrations est régi par les conditions d’utilisation des API des plateformes concernées ainsi que par les autorisations que vous accordez explicitement. Nous demandons uniquement les autorisations minimales nécessaires pour fournir le service demandé.

10. Utilisons-nous des cookies ?

FLUGIA GARANTIT QUE NOUS N’UTILISONS AUCUN COOKIE PUBLICITAIRE OU DE SUIVI STATISTIQUE DANS LE CADRE DU FONCTIONNEMENT DE NOTRE PLATEFORME.

Nous utilisons uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au bon fonctionnement de notre plateforme. Ces cookies ne nécessitent pas de bannière de consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service.

Si vous souhaitez néanmoins vous opposer à leur utilisation, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre navigateur. Des instructions sont disponibles pour Chrome, Microsoft Edge, Safari, Firefox et Opera.

11. Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations ?

Afin de garantir la meilleure protection et intégrité possibles de vos données, FLUGIA a désigné un point de contact responsable de toutes les questions relatives à la protection des données.

Vous pouvez nous contacter à tout moment et gratuitement à l’adresse : privacy@flugia.com pour toute information complémentaire ou clarification concernant la manière dont nous traitons vos données.

12. Comment contacter une autorité de contrôle ?

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données n’ont pas été respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente de votre pays de résidence. Pour les résidents de l’Union européenne, il s’agit généralement de l’autorité de protection des données de votre État membre.

Vous pouvez trouver votre autorité de contrôle locale sur le site du Comité européen de la protection des données (CEPD) : www.edpb.europa.eu .

13. Cette Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment afin de l’adapter à de nouvelles exigences légales ou à de nouvelles activités de traitement que nous pourrions mettre en œuvre à l’avenir. Nous vous informerons de toute modification importante via la plateforme ou par e-mail.

La version la plus récente de cette Politique est toujours disponible à l’adresse : flugia.com/politique-de-confidentialite/