Uw gegevens, uw rechten: privacybeleid

1. Wat is het doel van dit Privacybeleid?

FLUGIA hecht veel belang aan de bescherming en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid weerspiegelt onze inzet om de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming na te leven, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, GDPR) waar van toepassing.

Dit Beleid is bedoeld om u te informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en waarom wij dat doen in het kader van de diensten die wij leveren — namelijk een platform van gespecialiseerde AI-medewerkers (Marketing, Sales, Support, HR, Juridisch, enz.) die worden gekoppeld aan uw bestaande bedrijfstools om taken te automatiseren en de productiviteit van teams te verbeteren.

2. Op wie is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid is op u van toepassing, ongeacht uw land van verblijf, zolang u ten minste 16 jaar oud bent en het FLUGIA-platform (flugia.com) gebruikt.

Als u jonger bent dan de wettelijke minimumleeftijd, mag u onze diensten niet gebruiken zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van een van uw ouders of uw wettelijke voogd, die ons per e-mail moet worden toegezonden op: privacy@flugia.com.

Als u meent dat wij persoonsgegevens over uw kinderen bewaren zonder dat u daarvoor toestemming hebt gegeven, neem dan contact met ons op via het bovenstaande adres.

3. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk voor de volgende doeleinden:

Om het FLUGIA-platform te leveren en te exploiteren, inclusief toegang tot AI-medewerkers (David, Emily, Edouard en anderen) die taken binnen uw bedrijfsafdelingen automatiseren — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om uw gebruikersaccount te beheren (aanmaken, toegang, verwijderen) — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om uw bestaande bedrijfstools (CRM, e-mail, agenda, supportplatforms, enz.) te koppelen aan de AI-agents van FLUGIA — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om de juistheid te controleren van de informatie die bij de registratie is verstrekt — op basis van onze wettelijke verplichtingen.
Om met u te communiceren via onze supportkanalen, chat of contactformulier — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om online betalingen te verwerken — op basis van onze Verkoopvoorwaarden.
Om u technische e-mails te sturen die essentieel zijn voor de goede werking van de dienst (bijv. wachtwoordherstel, accountmeldingen) — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om u in staat te stellen documenten te uploaden en te importeren op ons platform — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om generatieve AI-functies te gebruiken die u ondersteunen bij marketing, sales, klantenservice, HR, juridische en andere bedrijfstaken — op basis van onze Algemene Voorwaarden.
Om de dagelijkse beveiliging en kwaliteit van onze diensten te waarborgen (statistieken, gegevensbeveiliging, enz.) — op basis van onze wettelijke verplichtingen, Algemene Voorwaarden en ons gerechtvaardigd belang bij een goede werking van de dienst.

Uw gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld als gebruiker van het FLUGIA-platform. Wij verbinden ons ertoe uw gegevens uitsluitend te verwerken voor de hierboven beschreven doeleinden.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoe lang?

Hieronder vindt u een overzicht van de categorieën persoonsgegevens en de respectieve bewaartermijnen:

Persoonlijke identificatiegegevens (bijv. voornaam, achternaam) en contactgegevens (bijv. e-mailadres) van individuele gebruikers — bewaard gedurende de volledige duur van de dienstverlening, vermeerderd met de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen (doorgaans 5 jaar).
Professionele identificatiegegevens (bijv. naam, functie, bedrijf) en professionele contactgegevens van zakelijke gebruikers — bewaard gedurende de volledige duur van de dienstverlening, vermeerderd met de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen (doorgaans 5 jaar).
Financiële en economische gegevens (bijv. bankrekeninggegevens, verificatiecodes) van individuele gebruikers — bewaard gedurende de periode die nodig is voor de verwerking van transacties en het factuurbeheer, vermeerderd met de toepasselijke wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen.
Financiële en economische gegevens van professionals waarbij de handelsnaam samenvalt met de naam van de persoon (bijv. eenmanszaken, micro-ondernemingen) — bewaard gedurende dezelfde toepasselijke periode.
E-mailadres gebruikt voor technische communicatie — bewaard tot de verwijdering van het account.
Door de gebruiker ingevoerde inhoud (tekst, prompts, verzoeken, documenten, taakconfiguraties) tijdens het gebruik van AI-medewerkers — bewaard gedurende de volledige duur van de dienst.
Verbindingsgegevens (bijv. logbestanden, IP-adres) — bewaard gedurende een periode van 1 jaar.
Gegevens over de zakelijke en financiële situatie — bewaard tot de verwijdering van het account en vervolgens gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen is de verwijdering van uw persoonsgegevens onomkeerbaar en kunnen wij deze niet meer aan u verstrekken. Wij mogen uitsluitend geanonimiseerde gegevens bewaren voor statistische doeleinden.

Houd er rekening mee dat wij in geval van een geschil verplicht zijn alle op u betrekking hebbende gegevens te bewaren gedurende de volledige duur van de procedure, ook na afloop van de hierboven beschreven bewaartermijnen.

5. Welke rechten hebt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te controleren?

Het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht kent u specifieke rechten toe die u te allen tijde en kosteloos kunt uitoefenen om te bepalen hoe wij uw gegevens gebruiken:

Recht op inzage en kopie van uw persoonsgegevens, voor zover dit niet in strijd is met het bedrijfsgeheim of het briefgeheim.
Recht op rectificatie van persoonsgegevens die onjuist, verouderd of onvolledig zijn.
Recht op gegevenswissing ('recht om vergeten te worden') van persoonsgegevens die niet essentieel zijn voor de goede werking van onze diensten.
Recht op beperking van de verwerking, waarmee u het gebruik van uw gegevens kunt bevriezen in geval van een geschil over de rechtmatigheid van de verwerking.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens, waarmee u een deel van uw persoonsgegevens kunt terugkrijgen om deze op te slaan of van het ene informatiesysteem naar het andere over te dragen.
Recht om instructies te geven over wat er met uw gegevens gebeurt in geval van uw overlijden, rechtstreeks of via een vertrouwde derde of begunstigde.

Om een van deze rechten uit te oefenen, moet u uw verzoek rechtstreeks indienen bij: privacy@flugia.com. Verzoeken die op een andere manier worden ingediend, kunnen niet worden behandeld.

Verzoeken kunnen alleen van u persoonlijk afkomstig zijn. Wij kunnen u daarom vragen een identiteitsbewijs te verstrekken als wij twijfelen aan de identiteit van de verzoeker.

Wij beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk, met een maximale antwoordtermijn van drie maanden na ontvangst, in gevallen waarin het verzoek technisch complex is of wij gelijktijdig een groot aantal verzoeken ontvangen.

Houd er rekening mee dat wij kunnen weigeren te reageren op verzoeken die buitensporig of ongegrond zijn, met name vanwege hun herhalende karakter.

6. Wie kan toegang hebben tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door onze teams en onze technische dienstverleners verwerkt, uitsluitend ten behoeve van de werking van onze dienst.

Wij controleren al onze technische dienstverleners zorgvuldig voordat wij met hen in zee gaan, om ervoor te zorgen dat zij de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming naleven.

FLUGIA GARANDEERT DAT WIJ UW GEGEVENS NOOIT OVERDRAGEN AAN OF VERKOPEN AAN DERDEN OF COMMERCIËLE PARTNERS.

7. Kunnen uw persoonsgegevens buiten uw rechtsgebied worden doorgegeven?

FLUGIA verwerkt gebruikersgegevens in overeenstemming met de toepasselijke internationale en Europese normen inzake gegevensbescherming. Wij stellen alles in het werk om ervoor te zorgen dat onze leveranciers van technische infrastructuur en tools passende waarborgen treffen om de vertrouwelijkheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij ervoor dat dergelijke doorgiften worden geregeld door passende juridische mechanismen, zoals standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluiten, waar van toepassing.

8. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen om de dagelijkse beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ons te beschermen tegen elk risico van vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking:

Technische beveiligingsmaatregelen

Scheiding van wachtwoorddatabases en gebruikersidentificatiegegevens
Verplichte complexe wachtwoorden bij het inloggen
HTTPS-protocol voor alle gegevensoverdrachten
Traceerbaarheid van toegang en auditlogging
VPN-toegang voor teamleden van FLUGIA
Versleutelde opslag van gevoelige inloggegevens
Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests

Organisatorische beveiligingsmaatregelen

Beleid voor toegangscontrole en op rollen gebaseerde machtigingen
Charter voor informatiesystemen voor alle teamleden
Procedure voor het beheer van datalekken
Procedure voor het beheer van de rechten van betrokkenen
Gedragscode en regels voor aanvaardbaar gebruik
Bewustwordingstraining over beveiliging voor het team, twee keer per jaar

9. Hoe worden uw gegevens gebruikt door de AI-medewerkers van FLUGIA?

FLUGIA respecteert de vertrouwelijkheid van uw gegevens die via onze AI-agents en platformintegraties worden geraadpleegd. Wij willen u verzekeren dat alle gebruikersgegevens die via de AI-medewerkers van FLUGIA worden verwerkt, uitsluitend worden gebruikt om de specifieke functies van het FLUGIA-platform te leveren en te verbeteren zoals voor u bedoeld.

MEER IN HET BIJZONDER GEBRUIKEN WIJ GEEN GEBRUIKERSGEGEVENS DIE VIA ONS PLATFORM WORDEN VERWERKT OM ALGEMENE MODELLEN VOOR KUNSTMATIGE INTELLIGENTIE (AI) OF MACHINE LEARNING (ML) TE ONTWIKKELEN, TE VERBETEREN OF TE TRAINEN. Ons doel is een nuttige en veilige ervaring te bieden binnen de context van FLUGIA, zonder uw gegevens te benutten voor bredere AI/ML-ontwikkelingsdoeleinden.

Wanneer de AI-agents van FLUGIA verbinding maken met uw tools van derden (bijv. CRM, e-mail, agenda, supportplatforms), wordt de toegang tot dergelijke integraties beheerst door de API-voorwaarden van het betreffende platform en door de machtigingen die u uitdrukkelijk verleent. Wij vragen alleen de minimale machtigingen die nodig zijn om de gevraagde dienst te leveren.

10. Gebruiken wij cookies?

FLUGIA GARANDEERT DAT WIJ BIJ DE WERKING VAN ONS PLATFORM GEEN ADVERTENTIE- OF STATISTISCHE TRACKINGCOOKIES GEBRUIKEN.

Wij gebruiken uitsluitend technische cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van ons platform. Voor deze cookies is geen toestemmingsbanner vereist voor zover het toepasselijke recht dit toestaat, en wij raden u aan ze niet te verwijderen.

Als u zich toch tegen het gebruik ervan wilt verzetten, kunt u dat doen via de instellingen van uw browser. Instructies zijn beschikbaar voor Chrome, Microsoft Edge, Safari, Firefox en Opera.

11. Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie?

Om de best mogelijke bescherming en integriteit van uw gegevens te waarborgen, heeft FLUGIA een verantwoordelijk contactpunt aangewezen voor alle vragen over gegevensbescherming.

U kunt te allen tijde en kosteloos contact met ons opnemen via: privacy@flugia.com voor aanvullende informatie of toelichting over hoe wij uw gegevens verwerken.

Bedrijf: Flugia

12. Hoe kunt u contact opnemen met een toezichthoudende autoriteit?

Als u meent dat uw rechten op het gebied van gegevensbescherming niet zijn gerespecteerd, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw land van verblijf. Voor inwoners van de EU is dit doorgaans de gegevensbeschermingsautoriteit van hun lidstaat.

U kunt uw lokale toezichthoudende autoriteit vinden via de website van het Europees Comité voor gegevensbescherming (EDPB): www.edpb.europa.eu.

13. Kan dit Privacybeleid worden gewijzigd?

Wij kunnen dit Privacybeleid te allen tijde bijwerken om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten of nieuwe verwerkingsactiviteiten die wij in de toekomst kunnen invoeren. Wij stellen u via het platform of per e-mail op de hoogte van belangrijke wijzigingen.

De meest recente versie van dit Beleid is altijd beschikbaar op: flugia.com/privacy-policy